Seit dem 5. Mai dürfen in Deutschland die Bundesländer entscheiden, unter welchen Bedingungen sie Messen genehmigen. Zu diesen Bedingungen gehört die Ausarbeitung von Sicherheits- und Hygienekonzepten. Wesentliche Aspekte bestehen darin, Warteschlangen zu vermeiden und Mindestabstände zwischen den Besuchern zu gewährleisten.
Künftig müssen Veranstalter die Auslastung der Eingänge stärker steuern, um die für die Rush Hour typischen Menschentrauben und Warteschlangen zu vermeiden. Dafür ist es essenziell zu wissen, zu welchem Tag und welcher Zeit die Besucher ankommen, um die Besucherströme möglichst aktiv zu lenken.
Hierbei hilft es, wenn sich vor dem Event möglichst viele Teilnehmer über das Besucherportal registrieren – 99 Prozent sind ein gutes Ziel. Damit das klappt, muss die Registrierung für Besucher so attraktiv wie möglich sein.
Incentives sind eine gute Methode, Besuchern die Online-Registrierung schmackhaft zu machen: Das ADITUS Besucherportal sieht Gutscheine und Promotioncodes vor, die sich etwa für limitierte Karten für nur online buchbare Exklusiv-Events einsetzen lassen oder für Ticket-Rabatte. Freilich können Veranstalter die Nutzung des Ticketshops auch zur festen Teilnahmebedingung machen. Zuckerbrot funktioniert jedoch besser – die Besucher sollen ja kommen wollen.
Es gilt also, im Vorfeld der Veranstaltung möglichst viel Aufmerksamkeit auf den Online-Ticketshop zu lenken – etwa über Affiliate-Links auf den Webseiten aller Partner und Aussteller sowie per Social Sharing über Posts auf Plattformen wie Instagram, Facebook, LinkedIn und Xing.
Zeitslots im Ticketshop
Der Ticketshop ist ein zentrales Instrument, um zu dichte Ansammlungen im Eingangsbereich zu vermeiden: Nur dort können Teilnehmer einen festen Tag und ein Zeitintervall wählen, zu dem sie das Veranstaltungsgelände betreten. Dies ist unabhängig davon, ob die Besucher Tickets kaufen oder Gutscheine einlösen.
Durch Kontingentierung legen Veranstalter fest, wie viele Besucher pro Zeitslot maximal zugelassen sind. Ist ein Zeitfenster ausgebucht, bietet der Ticketshop automatisch nur noch die freien Bereiche an. Die Taktung der Intervalle und die Zahl der Personen pro Zeitfenster hängt von den Gegebenheiten vor Ort ab.
Für Besucher soll die Vorregistrierung so komfortabel wie möglich sein: Sie dürfen nicht die Orientierung verlieren und müssen sich gut aufgehoben fühlen. Social Logins und PayPal Express beschleunigen die Anmeldung deutlich.
Herr:in der Massen
Die Einlass-Systeme von ADITUS sorgen für einen raschen Zutritt, was Wartezeiten reduziert. Die Self-Badging-Gates (SBG) etwa ermöglichen einen komplett kontaktlosen Check-in in Sekundenschnelle: Besucher halten ihr Ticket unter das Speedy-Display, nehmen ihr personalisiertes Badge aus dem Druckerschlitz und gehen direkt durch das Gate. So kann auch das Einlasspersonal den nötigen Abstand zu den Besuchern wahren.
Eine weitere Möglichkeit ist, das Messegelände durch zusätzliche Zugangskontrollen zu sektionieren. Dabei misst die Zutrittskontrolle die Anzahl der Zu- und Austritte. Diese Informationen fließen im Veranstaltungs-Backend zusammen, das Meldungen ausgibt und/oder den Einlass stoppt, wenn eine Halle ihre maximale Kapazität zu überschreiten droht. Beim Erreichen der festgelegten Limits kann das System Warnungen senden: an den Veranstalter, die Aussteller oder sogar direkt an die Besucher.
Vorteile der konsequenten Umsetzung
Ein überzeugendes Hygiene- und Sicherheitskonzept bedeutet zwar zusätzlichen Aufwand, dürfte andererseits mit einer Lockerung der behördlichen Auflagen belohnt werden. Richtig kommuniziert, schaffen diese Maßnahmen auch Vertrauen bei den Besuchern.
Ausstellern bietet das Exhibitor Service Center (ESC) zusätzliche Möglichkeiten: Bei der Einladung ihrer VIP-Besucher können sie gleich passende Termine anbieten und so ihre Messeplanung vereinfachen. Darüber hinaus werden Aussteller benachrichtigt, wenn ihre Kunden das Event betreten.
