Machen wir uns nichts vor: Aktuell befindet sich die Messebranche in einer schwierigen Situation. Vor der Wiederaufnahme des Normalbetriebs steht eine Übergangsphase mit zahlreichen Ungewissheiten. Wann Messen wieder „business as usual“ sein werden, ist noch nicht abzusehen.
Trotz aller Unsicherheiten ist jetzt der richtige Zeitpunkt, um Maßnahmen zum Umgang mit der neuen Ausgangslage anzuschieben: Wer erst kurz vor dem Event handelt, riskiert damit den reibungslosen Ablauf der Veranstaltung – und setzt im Worst Case alles aufs Spiel.
ADITUS hat bereits diverse Szenarien entwickelt, um den offiziellen Empfehlungen zur Durchführung von Veranstaltungen mit bestehenden und neuen Mitteln im Bereich des Ticketings, der Registrierung und der Einlasskontrolle zu begegnen.
Veranstaltungen per Registrierung absichern
Eine zentrale Forderung ist die Möglichkeit zur Rückverfolgbarkeit eines Ausbruchs durch die Registrierung aller Teilnehmer. „Alle“ schließt hierbei nicht nur die Besucher ein, sondern auch Standpersonal, Caterer, Messebauer und das administrative Personal einschließlich Aussteller und Veranstalter.
Der Grundstein jeder Messeplanung
Eine konsequente und lückenlose Registrierung aller Teilnehmer muss somit Grundstein jeder Messeplanung sein. Eine Registrierung sollte deswegen auf alle Teilnehmergruppen, wie z.B. Aussteller und Servicepersonal ausgeweitet werden. Bereits vorhandene Fragenkataloge lassen sich um Punkte zu etwaigen Aufenthalten in Risikogebieten erweitern. Sinnvollerweise sollten Teilnehmer bei der Registrierung ihr Einverständnis erklären, geltende Hygienevorschriften einzuhalten (analog zur Annahme der Richtlinien zum Datenschutz).
Bei Events, deren Registrierung schon begonnen hat oder gar abgeschlossen ist, lässt sich gegebenenfalls eine Nachregistrierung per Mailing anstoßen, um vom Teilnehmer zusätzliche Informationen abzufragen. Zur Rechtfertigung der Notwendigkeit dieser Nachregistrierung sollte ein Hinweis auf die aktuellen offiziellen Empfehlungen und etwaige Einschränkungen ausreichen.
Kein Einlass ohne Nachregistrierung?
Bei einer verschobenen Veranstaltung kann es zweckmäßig sein, eine zusätzliche oder neue Registrierung zu veranlassen und Personen, die sich nicht nachregistrieren, aus Sicherheitsgründen von der Teilnahme auszuschließen.
Zudem öffnet die digitale Registrierung einen Kommunikationskanal, über den alle Teilnehmer über weitere Details zur Veranstaltung informiert werden können, etwa eine Aktualisierung der Hygieneregeln bei Veränderung der Lage.
“Kontaktlose Kontaktaufnahme” dank Badging
Ein Badging aller Teilnehmer wird für Aussteller und Veranstalter künftig noch attraktiver, ermöglicht es doch ein kontaktloses Erfassen der Besucherinformationen per QR-Code und Leadtracking.
Full Badging hat sich bereits erfolgreich auf diversen Großveranstaltungen bewährt; zuletzt auf der AGRITECHNICA 2019 mit über 450.000 Besuchern.
Einlasskontrolle zur Steuerung des Besucherzuflusses
Es ist zu erwarten, dass einige Veranstaltungen nur unter bestimmten Auflagen stattfinden können. Diese Auflagen lassen sich technisch über die Registrierung und das Einlasssystem umsetzen – z. B. durch einen zeitlichen Versatz der Zugänge zwecks Einhaltung der erlaubten Maximalkapazität.
„In die Abwägung sollte daher mit einbezogen werden, ob Schwierigkeiten der schnellen Kontaktpersonenermittlung im Falle eines Ausbruchs zu erwarten sind.“
(RKI: Allgemeine Prinzipien der Risikoeinschätzung und Handlungsempfehlung für Veranstaltungen, 18.3.2020)
Die in der Registrierung und am Einlass erfassten Daten stellen einen wesentlichen Informationsgewinn dar. So lässt sich im Nachhinein schnell nachvollziehen, welche Teilnehmer an welchem Tag auf der Messe waren. Denn sollte es trotz aller präventiven Maßnahmen zu einem Ausbruch kommen, ist eine Rückverfolgbarkeit der Kontaktpersonen essenziell – und durch die Daten der Registrierung stehen auch Kontaktinformationen zur Verfügung.
Für Behörden können die durch eine Vollregistrierung gegebenen Rückverfolgungsmöglichkeiten die Risikoabwägung beeinflussen – woraus sich die Auflagen zur Durchführung der Veranstaltung ableiten.
Das RKI dazu im Wortlaut: „In die Abwägung sollte daher mit einbezogen werden, ob Schwierigkeiten der schnellen Kontaktpersonenermittlung im Falle eines Ausbruchs zu erwarten sind.“
Die Empfehlungen des RKI im Überblick
Im Folgenden fassen wir die relevanten Kernaussagen der Empfehlungen für das Abhalten von Veranstaltungen des Robert Koch Instituts zusammen.
Allgemein beziehen sich die RKI-Empfehlungen auf Veranstaltungen jeder Größe – von der Publikumsmesse bis hin zur Reisegruppe. Für das RKI ist die Personendichte einer Veranstaltung neben deren Größe der ausschlaggebende Faktor für deren Risikobewertung.
Sicherheitsempfehlungen zum Einlass
Für den Eingangsbereich empfiehlt das RKI ein Screening auf Risikoexposition und etwaige Symptome. In Asien werden hierfür u. a. kontaktlose Infrarot-Thermometer eingesetzt, die in Sekundenschnelle die Stirntemperatur messen. Wer deutlich sichtbar erkrankt ist und etwa durch Schnupfen und Niesen auffällt, ist unmittelbar abzuweisen.
Darüber hinaus sollen Teilnehmer frühzeitig über auf der Veranstaltung geltende Hygiene-Maßnahmen informiert werden: Husten- und Schnupfen-Hygiene, Handhygiene, gegebenenfalls auch konkrete Abstandsregeln.
Maßnahmen am Veranstaltungsort
Auch zur Gestaltung des Veranstaltungsorts hat das RKI konkrete Vorschläge. Indoor-Veranstaltungen, begrenzte Räumlichkeiten und schlechte Belüftung stuft das Institut grundsätzlich als „risikogeneigt“ (potenzielle Gefahrenquellen) ein.
Über diese Punkte müssen sich Veranstalter und Hallenbetreiber gleichermaßen Gedanken machen: Wie lässt sich die Belüftung verbessern – auch im Blick auf Folgeveranstaltungen? Welche strukturellen Maßnahmen können dazu beitragen, um etwaige Auflagen einzuhalten?
In Betracht zu ziehen ist etwa ein Überdenken des Aufbaus und der Verteilung der Messestände, um Sicherheitsabstände zu gewährleisten. Auch sollten Angebote zur konsequenten Händehygiene umgesetzt werden, etwa kontaktlose Desinfektionsmittel-Spender.
Koordination mit den Behörden unerlässlich
Veranstalter sind angehalten, ihre Pläne mit den Gesundheitsämtern zu koordinieren. Anderenfalls riskieren sie, dass ihre Veranstaltung nur unter Auflagen zugelassen wird oder das Format kurzfristig geändert werden muss. Hier ist es wichtig, Kooperationsbereitschaft zu zeigen. Im schlimmsten Fall können Behörden eine Verschiebung oder Streichung des Events fordern.
Der Hauptübertragungsweg des Coronavirus ist die Tröpfcheninfektion über Husten, Niesen oder engen Kontakt. Schmierinfektionen sind bisher selten.
Bisher fehlt jedoch eine eindeutige Möglichkeit, Covid-19-Infektionen zu erkennen. Einige Infizierte bleiben weitgehend symptomfrei, können das Virus aber trotzdem übertragen. Auch ein gewissenhaftes Screening im Eingangsbereich kann also keine absolute Sicherheit schaffen – reduziert aber das Risiko deutlich.
Jetzt Maßnahmen beschließen und umsetzen
Gegebenenfalls lassen sich weitere Maßnahmen zur Entzerrung der Veranstaltungsdichte umsetzen: So können Aussteller ihre VIP-Kunden in vordefinierten Zeitfenstern zu ihren Ständen einlassen. Ziel ist es, eine Konzentration von Besuchern zu vermeiden, die gegen eventuelle Auflagen verstößt. Die vereinbarten Termine ließen sich über einen zentralen Kalender abgleichen und an die Einlasskontrolle koppeln.
Wichtig ist, mit den benötigten Anpassungen nicht bis kurz vor dem Event zu warten, sondern so schnell wie möglich zu reagieren: Anpassungen des Registrierungsvorgangs beziehungsweise eine Nachregistrierung sollten möglichst kurzfristig umgesetzt werden.
Update vom 8.4.2020: Das RKI hat sein Dokument “Allgemeine Prinzipien der Risikoeinschätzung und Handlungsempfehlung für Veranstaltungen” vorübergehend vom Webserver entfernt. Auf Anfrage erklärte die Pressestelle, dass es bei Lockerung der aktuellen Beschränkungen in angepasster Form wieder bereitgestellt werde.
Frag uns!
Wenn Du noch Fragen zur Durchführung Deiner Veranstaltung hast, unterstützen wir Dich gerne dabei, zu Deinen Bedürfnissen passende Möglichkeiten zur Umsetzung der offiziellen Empfehlungen zu finden.
Wir freuen uns auch über konstruktives Feedback zu unseren Vorschlägen und weitere Ideen – in der aktuellen Situation sind wir stärker aufeinander angewiesen als je zuvor.
