Global Media Congress

Success Stories

Events sicher gestalten
durch Kontrollen und Akkreditierungen

Der Global Media Congress in Abu Dhabi fand vom 14. bis 16. November 2023 auf dem Venue der „Abu Dhabi National Exhibitions Company“ (ADNEC) statt. Für ADITUS war dies die erste Veranstaltung auf dem Gelände der ADNEC. Gemeinsam mit dem Veranstalter erfüllten wir die spezifischen Event-Anforderungen und erzielten fantastische Zahlen: Mit einem Besucheranstieg von 76,5 % im Vorjahresvergleich strömten 2023 nun knapp 24.000 Besucher:innen über die Ausstellungflächen. Begrüßt wurden sie von mehr als 250 ausstellenden Marken – ein Plus von 33 % im Vergleich zu 2022. Die Veranstaltung war ein überragender Erfolg, dessen Geschichte wir mitgeschrieben haben.

What the Customer Says

„Es war ein absolutes Vergnügen, mit Eurem Team zu arbeiten. Euer Engagement für den Kundenservice, die reibungslosen Abläufe und die besonders flexible Registrierung haben maßgeblich zu einem positiven Erlebnis für unsere Besucher:innen sowie zu einem Mehrwert für die Aussteller:innen beigetragen.“

Riti Bahel, Customer Experience Manager
Abu Dhabi National Exhibitions Company

Challenges

Integration von Sicherheitskontrollen (Personen und Gepäck) in den Einlass-Flow
Vereinfachung und Automatisierung von Legitimation und Zustellung der Presse-Tickets
Buchungsmöglichkeit des Studios am Stand des Hauptsponsors

Solutions

Einlass-Kontrollen von ADITUS kombiniert mit Security Scannern und Personenleitsystem
Implementierung eines Akkreditierungsprozesses mit automatisiertem Ticketversand
Meeting-Booking-Tool für Studio-Booking

Challenges

Herausforderungen
des Global Media Congress

Die ADNEC benötigte für die Erfüllung ihres Sicherheitskonzepts die Integration ihrer Security Scanner in den ADITUS Einlass-Prozess: Nach der Einlasskontrolle und dem Badge-Druck von ADITUS sollte der Scan von Personen und Gegenständen durch Security Scanner der ADNEC erfolgen. Die Herausforderung: Trotz der Kombination von Einlass- und Sicherheitskontrolle durfte der Einlass-Flow nicht gestört werden. Es sollten sich keine Warteschlangen bilden.

Der Global Media Congress stand vor der Herausforderung, dass unter den Teilnehmer:innen viele Medienvertreter:innen waren. Vor der Vergabe von Presse-Akkreditierungen musste somit geprüft werden, in welcher Funktion diese den Global Media Congress besuchten: als Fachbesucher-, Aussteller- oder Pressevertreter:innen. Nach erfolgreicher Akkreditierung und Freigabe sollte automatisch ein Presse-Ticket zugestellt werden.

Eine zusätzliche Anforderung kam vom Hauptsponsor: Dieser benötigte die Einführung eines Meeting-Booking-Tools. Hiermit sollten akkreditierte Presse-Vertreter:innen eigenständig 30-minütige Zeitslots im Studio seines Messestandes buchen können, um dieses für ihre Pressarbeit zu verwenden.

Solutions

Unsere Lösungen
für den Global Media Congress

Um die hohen Sicherheitsanforderungen der ADNEC zu erfüllen, kombinierten wir unsere bewährten Einlasskontrollen mit den Security Scannern der ADNEC für den Personen- und Gepäck-Scan. Bei Ankunft auf dem Messegelände profitierten die Teilnehmer:innen als Erstes von unserem schnellen Einlass: Ticketscan und Badge-Druck on demand in unter 3 Sekunden. Nach dem Passieren unserer Einlasskontrollen befanden sich die Teilnehmer:innen in einem geschlossenen Bereich – zwischen den bereits passierten ADITUS-Einlasskontrollen und der bevorstehenden Sicherheitskontrolle der ADNEC. Durch geschicktes Lenken des Personenflusses durch ein Personenleitsystem ging es ohne Schlangenbildung zu den Security Scannern und ohne Wartezeit auf das Messegelände. So boten wir – trotz hoher Sicherheitsstandards – eine gute User Experience.

Bei der Vergabe der Presse-Akkreditierungen musste verstärkt darauf geachtet werden, dass ausschließlich Personen, die in der Funktion der Presse-Verteter:innen den Global Media Congress besuchten, auch ein Presse-Ticket erhielten. Hierzu wurde der Beantragung eines Presse-Tickets auf der Registrierungsseite ein Legitimationsprozess nachgeschaltet. Nach Einreichung und Prüfung des Presse-Ausweises entschied der Veranstalter über die Ausstellung der Presse-Tickets und versendete diese digital und automatisiert über das System.

Um dem Wunsch des Hauptsponsors nachzukommen, funktionierten wir ein separates Registrierungsportal zu einem Buchungsportal um. Über dieses konnten sich akkreditierte Presse-Vertreter:innen eigenständig einen Slot für die Studio-Nutzung am Stand des Hauptsponsors buchen. Das Bungsportal-Login erfolgte mit den Login-Daten, die auch für die Registrierung genutzt wurden. So wurde gewährleistet, dass ausschließlich akkreditiere Presse-Vertreter:innen Zugriff auf das Buchungsportal erhielten.

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